Makalah Administrasi Keuangan

PEMBAHASAN

A.    Pengertian

1.      Pengertian Administrasi

Administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin “administrare” yang berarti membantu atau melayani. Kata sifatnya “administrativus” dan kata bendanya “administration”.[1] Sedangkan administrasi secara simantik adalah keseluruhan proses yang mempergunakan dan mengikutsertakan semua sumber potensi yang tersedia dan yang sesuai, baik personal maupun material, dalam usaha untuk mencapai bersama suatu tujuan secara efektif dan efisien. Pengertian administrasi di maksud mengandung makna administrasi yang bersifat manajerial yaitu: suatu aktivitas atau proses pelaksanaan kegiatan secara bersama berupa kegiatan menggerakkan, memajukan atau menyediakan sarana/prasarana yang di perlukan bagi aktivitas personil atau anggota untuk mewujudkan suatu tujuan bersama yaitu tujuan organisasi/institusional/lembaga atau lebih di kenal visi dan misi.

2.      Pengertian administrasi keuangan

Administrasi keuangan adalah bagian dari organisasi pemerintah yang berkaitan dengan pengumpulan, kelestarian dan penyaluran dana publik, dengan koordinasi pendapatan dan belanja publik, dengan pengelolaan kredit operasi atas nama negara dan dengan umum kontrol usaha keuangan rumah tangga.

Dapat disimpulkan bahwa administrasi keuangan adalah sebuah analisis terhadap sumber-sumber pendapatan dan penggunaan biaya yang diperuntukkan sebagai pengelolaan pendidikan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.[2]

B.     Jenis-jenis biaya pendidikan

Biaya pendidikan merupakan masalah mendasar dalam penyelenggaraan pendidikan. Hal ini di sebabkan oleh fakta bahwa penyelenggaraan pendidikan bersentuhan dengan masalah sarana, prasarana dan pembiayaan yang lain (insentif[3], gaji dan honorarium[4]). Menurut Supandi, biaya pendidikan di golongkan menjadi: biaya langsung dan tidak langsung, biaya pribadi dan biaya sosial.[5] Biaya langsung adalah biaya yang di keluarkan untuk membiayai kebutuhan yang berkaitan dengan hal-hal mendasar yang menjadikan suatu pendidikan dapat terlasana atau tidak, misalnya biaya untuk menggaji atau membayar guru, pembimbing, pegawai, pimpinan, pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan material alat-alat kantor, pembelian tanah dan pembangunan gedung. Sementara biaya tidak langsung adalah biaya yang harus di lakukan oleh sekolah atau di bayarkan oleh orang tua siswa (tidak langsung), misalnya: pajak  listrik, air, bangunan dan fasilitas-fasilitas lain yang telah di tetapkan oleh pemerintah.

            Biaya pribadi adalah biaya pendidikan yang harus di keluarkan oleh setiap orang tua siswa atau wali yang berkaitan dengan kelancaran belajar. Misalnya pembelian buku, alat tulis, ongkos transportasi, serta biaya makan dan minum. Sedangkan biaya sosial adalah jenis biaya yang di keluarkan atau di butuhkan oleh pihak siswa yang ada kaitannya dengan kelancaran siswa dalam menempuh studi. Biaya di bayarkan secara tidak langsung melalui pihak sekolah dengan membayar pajak kepada pemerintah, kemudian pemerintah memberi konfensasi hibah kepada masyarakat melalui sekolah, misalnya berupa hibah sumbangan dan sejenisnya.

C.    Penganggaran

Penganggaran merupakan proses kegiatan penyusunan anggaran atau budget. Budget merupakan acara operasional yang di nyatakan secara kuantitatif dalam bentuk satuan uang yang di gunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan lembaga dalam kurun waktu tertentu. [6]

a.       Karakteristik anggaran

Anggaran memiliki dua sisi yaitu sisi penerimaan dan pengeluaran. Sisi penerimaan menggambarkan perolehan atau besarnya dana yang di terima oleh lembaga dari setiap sumber dana, misalnya dari pemerintah, masyarakat, orang tua peserta didik dan sumber-sumber lainnya. Sedangkan sisi pengeluaran menggambarkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk tiap komponen program. Istilah-istilah yang lazim untuk pengeluaran anggaran adalah dana rutin dan dana pembangun.

b.      Fungsi anggaran

Anggaran disamping sebagai alat untuk perencanaan dan pengendalian manajemen, juga merupakan alat bantu bagi manajemen dalam mengarahkan suatu organisasi dalam posisi yang kuat atau lemah.[7] Sementara beberapa fungsi anggaran dalam manajemen organisasi sektor publik menurut Deddy Nordiawan adalah sebagai berikut :

1.      Anggaran sebagai alat perencanaan

Dengan fungsi ini organisasi tahu apa yang harus dilakukan dan kearah mana kebijakan dibuat.

2.      Anggaran sebagai alat pengendalian

Dengan adanya anggaran organisasi sektor publik dapat menghindari adanya pengeluaran yang terlalu besar atau adanya penggunaan dana yang tidak semestinya.

3.      Anggaran sebagai alat kebijakan

Dengan adanya anggaran organisasi sektor publik dapat menentukan arah atas kebijakan tertentu.

4.      Anggaran sebagai alat politik

Dengan adanya anggaran dapat dilihat komitmen pengelola dalam melaksanakan program-program yang telah dijanjikan.

5.      Anggaran sebagai alat koordinasi dan komunikasi

Dengan dokumen, anggaran yang komprehensif sebuah bagian atau unit kerja atau departemen dapat mengetahui apa yang harus dilakukan dan apa yang akan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit kerja lainnya.

6.      Anggaran sebagai alat penilaian kinerja

Angggaran adalah suatu ukuran yang bisa menjadi patokan apakah suatu bagian atau unit kerja telah memenuhi target baik berupa terlaksananya aktifitas amaupun terpenuhinya efisiensi biaya.

7.      Anggaran sebagai alat motivasi

Anggaran dapat digunakan sebagai alat motivasi dengan menjadikan nilai-nilai nominal yang tercantum sebagai target pencapaian. Dengan catatan anggaran akan menjadi alat motivasi yang baik jika memenuhi sifat menantang tetapi masih mungkin di capai. Maksudnya adalah suatu anggaran itu hendaknya jangan terlalu tinggi, sehingga tidak dapat dipenuhi juga jangan terlalu rendah sehingga terlalu mudah di capai.

D.    Kelengkapan Administrasi Keuangan

Kelengkapan administrasi keuangan suatu sekolah sangat banyak jenisnya dan ragamnya. Pada bagian ini hanya akan diberikan beberapa contoh saja yang dianggap mendasar, seperti:

1.      Kartu SPP

Kartu SPP adalah alat bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh siswa atas sejumlah biaya yang menjadi kewajibannya.

Sisi dalam kartu                                                        Sisi Luar Kartu

			SMP BINA BANGSA Jl. Ahmad Yani No.40 Purwokerto Utara 53126 KARTU SUMBANGAN PEMBINAAN PENDIDIKAN Nama    : ………………………………………………….. NIM       :…………………………………………........... Alamat  :..………………………………..…………………

 

2.      Kwitasi Pembayaran

Kwitansi pembayaran berfungsi sebagai bukti, bahwa siswa/orang tua siswa telah melakukan pembayaran atas suatu tanggungan tertentu.

Kwitansi No………… Dari Nama : ……………………….. Kelas:……………………… Untuk: ………………… Rp. Penerima, ……………..

Kwitansi No………………. Telah dari : ………………… kelas : ……………… uang sejumlah : …….. ………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………… Untuk membayar : ………………………………………………………………… Yogyakarta,                20….. Petugas Penerima. Rp.

3.      Buku penerimaan

No.	Tanggal Pemasukan	Sumber Pemasukan	Sub Jumlah	Jumlah	Keterangan
1.	2 Maret 2011	a.  SPP : 1.  Kelas X (32 x Rp. 175.000). 2.  Kelas X (8 x Rp. 150.000). 3.  Kelas XI (37 x Rp. 170.000). 4.  Kelas XII (40 x Rp. 165.000).	5.600.000 1.200.000 6.290.000 6.600.000	19.690.000	keringanan
2.	7 April 2011	b.  Uang Pembinaan : 1.  Kelas X (32 x Rp. 25.000). 2.  Kelas XI (37 x Rp. 20.000). 3.  Kelas XII (40 x Rp. 15.000).	800.000 740.000 600.000	1.940.000
		Jumlah		21.630.000

Buku ini mencatat seluruh pemasukan uang dari berbagai sumber yang diterima oleh sekolah, khususnya adalah uang SPP dan uang lain yang telah ditetapkan diluar uang proyek atau uang pembangunan

4.      Buku pengeluaran

Uang yang masuk atau diterima oleh pihak sekolah dari berbagai pos pemasukan harus dicatat sedemikian rupa, sehingga akan dapat diketahui seberapa besar dana yang telah didapat oleh sekolah untuk nantinya dialokasikan/didistribusikan untuk membiayai atau membayar sejumlah keperluan/program yang telah ditetapkan.

No.	Tanggal	Uraian Pengeluaran	Jumlah	Sub Jumlah
1.	4 Maret 2011	1.       Foto Copy 2.       Pajak listrik 3.       Bayar Air PDAM 4.       Perjalanan Dinas 5.       Gaji Guru 6.       Gaji Karyawan	7.100 52.900 15.000 150.000 13.750.000 7.250.000	21.225.000
2.	5 Maret 2011	1.       Rapat bulanan 2.       Bayar Koran 3.       Kembalian air minum 4.       Ongkos pemeriksaan kesehatan siswa (rujukan) 5.       Kegiatan OSIS 6.       Pembelian Solar	55.000 58.000 12.500 37.500 63.000 27.000	253.000
3.	30 Maret 2011	1.       Pembelian kertas HVS 2.       Perbaikan LCD 3.       Pencetakan kartu BK 4.       Beli spidol besar 2 dus 5.       Bantuan/santunan siswa 6.       Foto Copy	52.500 25.000 172.000 32.000 100.000 32.000
		Jumlah Bulan Maret	413.500	21.891.500

5.      Buku KAS (Buku Laporan Keuangan Pemasukan dan Pengeluaran)

No.	Tanggal	Pemasukan	Jumlah	Nota	Tanggal	Penggunaan	Jumlah	Saldo
1.	2 Maret.	1. SPP	19.690.000	1	4 Maret 2011	1.       Foto Copy 2.       Pajak Listrik 3.       Bayar PDAM 4.       Perjalanan Dinas 5.       Gaji Guru 6.       Gaji KAryawan.	7.100 52.900 15.000 150.000 13.750.000 7.250.000
		2.  Komite	750.000	2	5 Maret 2011	7.       Rapat bulanan 8.       Bayar Koran 9.       Pembelian air minum 10.   Ongkos pemeriksaan kesehatan siswa (rujukan) 11.   Kegiatan OSIS 12.   Pembelian solar	55.000 58.000 12.500 37.500 63.000 27.000
		3.  Pembinaan	3.750.000	3	30 Maret 2011	13.   Pembelian kertas HVS 14.   Perbaikan LCD 15.   Pencetakan Kartu BK 16.   Beli Spidol besar 2 dus 17.   Bantuan/santunan siswa 18.   Foto Copy	52.500 25.000 172.000 32.000 100.000 32.000
		Jumlah	24.190.000				21.891.500	2.298.500

E.    Proses pembuatan anggaran

Anggaran biaya pendidikan untuk setiap tahun ajaran mutlak direncanakan oleh setiap sekolah dalam bentuk Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah. Pembuatan RAPBS ini dilaksanakan disetiap akhir tahun pelajaran dan atau di awal menjelang tahun ajaran baru akan dimulai. Dalam prosesnya, pembuatan RAPBS ini dimulai dengan:[8]

a.       Pembentukan tim atau Panitia pembuat RAPBS

b.      Tim atau sekolah meminta kepada setiap unit atau bagian sekolah untuk mengajukan rencana kegiatan beserta anggaran yang dibutuhkan untuk masa satu tahun ajaran yang akan datang,  misalnya bagian BK, perpustakaan, kantin sekolah, laboratorium.  Sedangkan bagian yang bersifat umum dibuat oleh bagian tertentu misalnya, kurikulum, sarana dan prasarana.

c.       Setelah semua bagian menyerahkan rencana anggaran dan kegiatan selanjutnya pihak sekolah membuat draft RAPBS

d.      Mensosialisasikan RAPBS bersama-sama dengan karyawan para guru dan komite

e.       Sekolah menyempurnakan RAPBS atas masukan dan usul dari peserta rapat

f.       Sekolah mengajukan kepada Dinas Pendidikan dan atau pihak Yayasan

g.      Dinas Pendidikan atau Yayasan mengadakan analisis dan pembahasan jika kemudian dirasa sudah baik pihak Dinas Pendidikan mengesahkannya menjadi APBS

h.      Sekolah mempedomani APBS sebagai dasar dalam pengajuan biaya penyelenggaraan kegiatan pendidikan

Belanja pendidikan adalah kegiatan pengadaan dan atau pembelian sejumlah kebutuhan penyelenggaraan pendidikan,  berupa material sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk kelancaran pelaksanaan suatu kegiatan.  dalam aplikasinya belanja pendidikan ini secara umum mengacu pada rencana yang telah ditetapkan dalam RAPBS dalam segi nama kebutuhan jenis dan spesifikasinya.  namun perlu diketahui bahwa dalam masalah belanja pendidikan ini tidak bisa sepenuhnya mutlak mengikuti apa yang ada di dalam RAPBS,  Hal ini disebabkan Seiring berjalannya waktu Paskah disahkannya RAPBN menjadi APBN,  apa yang telah ditetapkan dalam APBN akan mengalami perubahan terutama dari segi nominal harga-harga kebutuhan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.  dengan demikian ketika sekolah akan melakukan kegiatan belanja pendidikan selain mengacu pada rencana yang telah dibuat juga perlu diikuti peninjauan dan analisis kembali terhadap kondisi harga harga barang di pasar pada saat pengadaan atau belanja.

Sedangkan prosedur penyusunan anggaran adalah sebagi berikut :[9]

a.       Mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama periode anggaran.

b.      Mengidentifikasikan sumber-sumber yang dinyatakan dalam uang, jasa dan barang

c.       Semua sumber dinyatakan dalam bentuk uang sebab anggaran pada dasarnya merupakan pernyataan finansial

d.      Memformulasikan anggaran dalam bentuk format yang telah disetujui dan dipergunakan oleh instansi tertentu

e.       Menyusun usula anggaran untuk memperoleh persetujuan dan pihak yang berwenang

f.       Melakukan revisi usulan anggaran

g.      Persetujuan revisi usulan anggaran

h.      Pengesahan anggaran

---

[1] Hizbul Muflihin, Administrasi Manajemen Pendidikan, (Klaten: CV. Gema Nusa, 2017),  hlm. 21-22

[2] Mulyono, Konsep Pembiayaan Pendidikan, (Yogyakarta: AR-RUZZ Media, 2010), hlm. 78

[3] Insentif adalah tambahan penghasilan yang diberikan untuk menambah gairah kerja.

[4] Honorarium adalah pembayaran atas jasa yang diberikan pada suatu kegiatan tertentu.

[5] Hizbul Muflihin, Administrasi Manajemen Pendidikan, (Klaten: CV. Gema Nusa, 2017),  hlm. 353-354

[6] Tim dosen administrasi pendidikan universitas pendidikan indonesia, Manajemen Pendidikan, (Bandung:  ALFABETA, 2011), hlm. 258

[7] Nanang Fattah, Ekonomi dan Pembiayaan Pendidikan, (Bandung: Rosda; 2000), hlm. 49.

[8] Hizbul Muflihin, Administrasi Manajemen Pendidikan, (Klaten: CV. Gema Nusa, 2017),  hlm. 355-356

[9] Deddi Nordiawan, Akutansi Sektor Publik, (Jakarta: Salemba Empat, 2006), hlm. 260